Controle? Nee.. Regie!

15/09/2015

 

Marian heeft alles onder controle als we bij haar zitten.  Een uitgebreide jaarplanning in Excel met vier verschillende tabbladen, de mails naar deelnemers gearchiveerd in outlook en een kleine database in Access waar ze informatie over klanten bijhoudt.

 

Toen ze acht jaar geleden begon heeft ze dit zelf opgezet en nu de aantallen groter worden, merkt ze dat –ondanks ze de hele dag bezig is met het checken en vullen van de lijstjes- deze manier van werken bijna niet te vol te houden is.

 

Want de groep van eind september heeft de bevestiging van data en locatie gehad, maar die extra deelnemer ook? Is de docent die invalt voor de collega die met vakantie is, geïnformeerd over de locatie? Zijn de certificaten al uitgeprint voor de groep die volgende week de laatste module heeft?  

 

Het hoofd van Marian is vol en haar controle lijken eindeloos.

 

Wij komen in onze gesprekken veel ‘Mariannen’ tegen. Planners die prachtige spreadsheets hebben gebouwd en alles onder controle hebben. Maar als de organisatie groeit, lukt het niet meer en loopt het hoofd over. En is er stilletjes aan een grote behoefte om van controle naar regie te gaan.

 

In ons plannings- en communicatiemodel is regie voor de planner het uitgangspunt.  Ons model neemt een aantal repeterende handmatige acties en checks over. Jij als planner richt je op het overzicht: de lijstjes uit de stuurinformatie of de meldingen op het planbord. Je ziet als planner meteen waar het nodig is om actie te ondernemen.

 

Je bent ‘in control’ zonder constant te hoeven controleren. En dat voelt een heel stuk geruster voor alle ‘Mariannen’ in planningsland.