Zo mooi kan eenvoud zijn

De vakanties zijn begonnen en tijd om even afstand te nemen van de dagelijkse beslommeringen. Dat gaat niet zonder slag of stoot want eerst moeten de koffers worden gepakt, de hond naar het pension, de waterschoenen van de kinderen gezocht, die lagen toch altijd op zolder, hoe kunnen die nu verdwijnen? Kortom: eerst nog even de stress voordat je kan loslaten en de ontspanning kan voelen.

Mijn ideale vakantie is het gevoel dat je met weinig toe kan. Dat je tevreden bent met wijn uit een kartonnen doos omdat die van de wijnboer uit het dat schattige dorp komt en dat het stokbrood altijd lekkerder smaakt dan dat van thuis. Dat niet alles hoeft te kloppen om dat gevoel te bereiken. Dat waterschoenen overbodig zijn. Dat je beseft hoe mooi eenvoud eigenlijk kan zijn..

Dat “vakantiegevoel” nemen wij het hele jaar mee als het gaat om het verbeteren van opleidingsprocessen. Voor planners lijken alle uitzonderingen in de waan van de dag groot en aandacht vragend. Als we vragen waar ze tegenaan lopen en waar we met ons planmodel in kunnen bijdragen, krijgen we vaak de uitzonderlijke problemen te horen. Toch blijken die uiteindelijk maar 10 a 15% van het werk in beslag te nemen. De andere werkzaamheden zijn alleen zo vanzelfsprekend dat ze daardoor bijna niet meer worden gezien door degenen die het werk doen. Maar waar wel de tijd en effort in gaat zitten: nog even die lijst controleren, afstemmen met de docenten over hun agenda, de deelnemers de wijziging van de locatie doorgeven en de wijzigingen verwerken in de verschillende bestanden,

Onze overtuiging is dat juist het digitaliseren van ‘het vanzelfsprekende’ zoveel ruimte en rust oplevert, dat de uitzonderingen -die er altijd zijn en het werk soms juist ook leuk maken- genoeg persoonlijke aandacht kunnen krijgen. Want een uitzondering wil je niet ‘standaard’ hoeven oplossen, maar juist op maat voor de klant.

En dan blijkt het proces dat we digitaliseren eigenlijk niet zo complex te zijn als iedereen vooraf had gedacht. Dan ervaart de planner hoe fijn het is als er bij een wijziging automatisch een mail uitgaat naar deelnemers en docenten. En denken we terug aan dat Franse vakantiegevoel: hoe mooi kan eenvoud zijn…